スタッフ座談会Cross Talk

クリニック全体の動きを把握し、各部署をつなぐ役目である総務部。

医師を中心とした院内スタッフが働きやすい環境を
整備している総務部メンバーに、
“みどり訪問クリニックの働きやすさ”について、
語ってもらいました。

総務部 水藤 × 事務長 堀田 × 総務部 久米

今回は私「みどり君」が、“なぜ、みどり訪問クリニックは
働きやすいのか?”
について、掘り下げて質問をしていきます!

  • 医薬品卸会社に営業職として従事。その後、企業信用調査会社で調査員を経て、現在は事務長として、組織全体を統括している。HOTTA

  • 開院後まもなく入職。
    子育て期間中に医療事務の資格を取得し、子育てと両立できる職場を探していたところ、当院に出会う。現在はパート勤務。SUITO

  • 前職は薬局の事務職と受付・会計・処方箋のチェック等、総合的な業務を担当。現在は、総務部の総合窓口として活躍中。KUME

医師も含めて、働くメンバーの多くが、“在宅医療未経験者”からのスタート。その中で、全員が残業ゼロや有給取得100%などの「働きやすさ」について取り組みが実現可能に。その理由とは?

ここで働くメンバーの多くは、医師も含めて在宅医療に関して『未経験』からのスタートですよね?普通だったら、未経験者が多いと残業が増えるし休めない、というイメージがあります。どうしてここは、残業ゼロ、有給取得100%を実現できているのでしょうか?

水藤

今は残業ゼロ・休みをしっかり取れる雰囲気が当たり前となっていますが、 開院当初は課題が多くありましたよ。当時は今よりも一人ひとりの抱えている業務が多かったと記憶しています。それぞれが手探り状態で、 がむしゃらに頑張っていました。でも、それがかえって、非効率を生んでいたのかもしれません。
開院後、だんだんと相談数が増えていくようになって、残業があることが当たり前の状況が続きましたが、試行錯誤の末、今では残業ゼロに全員が取り組むようになりました。院内の仕組み化が進んだことで「誰が何をするべきなのか?」が明確になり、分業化されて仕事の効率が良くなったと思います。

堀田

終業18時になったら、全員がピタッと退社するので、そこは外来のクリニックとの大きな違いだと思います。私はそれがすごくいいなと思っています。
院長が「人生は仕事だけでない」という考えをお持ちなので、各自の成長を考えている環境というのはありがたいです。誰かが残業で残っていると、一緒に残らないといけない…という雰囲気になりがちですが、ここで働くメンバーは終業時刻から逆算して仕事をしていると思います。各自が、仕事の期限や重要性を工夫して取り組んでいることが、残業ゼロを実現できていることにつながっているのではないかと。

久米

有給消化についても、職種でバラツキが出たり、一部の人だけが休みを 取ろうという雰囲気ではなく、「みんなが休みをとれるようにしよう!」という雰囲気があるからこそ、実現ができているのではないかと思います。
ベテランスタッフが長期間休みを取得しても、医師が急遽休んでも、各業務が滞らないように、お互いがカバーしながら仕事ができていることは大きいですね。医師や内勤スタッフの中には、子育て中のメンバーもいるので、いつ誰が急に休むかもしれない…ということ念頭に考えて、全員がフォローしあっているように思います。

堀田

確かに。一人だけ何かをやるという雰囲気はここには無いですね。チームを大切にしているのは入職時から感じました。在宅医療未経験からスタートのメンバーが多いですが、それをフォローする体制がしっかりあります。
例えば、全員で『全国在宅医療テスト』(たんぽぽクリニック主催)を毎年、受験しているのも知識のボトムアップにつながっていると思います。在宅医療の制度的な知識に不安のある医師の方でも、知識豊富なメンバーがいることで安心感につながっていると思います。あとは、外部の在宅に関わる多職種の方々との交流会も積極的に行っているので、刺激を受ける人は多いと思います。
また、社会人になってから勉強するというのは、なかなかハードルが高いので、全員が勉強する習慣をとれるように朝活に組み込んだり、集中部屋を作ったり、と学ぶ姿勢が自然と身につく環境も整っています。そのおかげで、全体の在宅医療に関する業務の不明点が減り、残業ゼロにもつながっているようにも思います。


面倒見の良いクリニック:マネジメント編

職種ごとの分業がしっかりできていることで、チームとして機能している。

年々、みどり訪問クリニックはメンバーが増えていますが、
人間関係やコミュニケーションの課題は無いですか?

堀田

おかげさまで患者数も増えているので、それに伴い採用も積極的に行っています。それでも、人間関係やコミュニケーションで悩んだことは私は今まで無いですね。

久米

人数が増えていっても、必ず朝に全体カンファレンスがあるほか、夕方には部門別の申し送りがあるため、コミュニケーションが取りやすく、情報共有もしやすい環境だと思います。情報共有の漏れがないように、仕組み化されているので、わからないことや知らないことがあれば、その場で確認しやすいのも当院の特徴かもしれませんね。

水藤

もしも、全体カンファレンスや申し送りの時間がなかったら、スタッフ同士が顔をあわせることが少なくなってしまいますもんね。医師や看護師は診療が始まったら外出してしまうので、クリニックは内勤メンバーだけになりますし。
コミュニケーションが取りやすく、居心地が良い、それに加えて残業ゼロや休みが取りやすいというのは、私も含めて、皆さんが長く勤められる理由だと思います。

堀田

人間関係って長く勤める上で、大切な要因の一つですよね。ここでは、医師・看護師・ドライバー・内勤メンバー、さまざま職種が在籍していますが、フラットな人間関係も魅力の一つかもしれないですね。それぞれの得意・不得意・専門分野が違うからこそ、お互いを尊重できますし、とてもフラットな関係で、お互いに協力しながらチームで働くことができています。卓球対決や部活動も、良い意味で仲の良さにつながっていると思います。

みんなが働きやすくするために、具体的にはどんなことを行ってきたのでしょうか?

堀田

例えば、業務マニュアルでしょうか。ここでは、記憶に頼らずに業務が遂行できるように見える化を徹底しています。クラウド上のマニュアル(▶Teachme)や紙マニュアルなどがありますが、情報は常にアップデートしています。在宅医療の物品準備に関しても、文字だけでなく写真でわかるほうが良いと判断したら、次の週にはそれが実行されているなど、カイゼンにつながる行動は対して、取り組むスピードが早いですね。

※カイゼンとは、現場の作業効率や安全性の確保を見直す活動のことです。
※物品準備とは、翌日の訪問診療に向けて、必要と思われる物品を診察バッグにセットすることを指します。

水藤

昔は、この物品準備によって、医師やアシスタント職(看護師)の方の負担が多かったように思います。物品準備は、以前は医師やアシスタント職(看護師)が行っていたので、訪問が終わったあとに翌日の物品準備をしていました。事務職は定時に帰れても、医師やアシスタント職が定時に帰れない。当時は22時ごろまで残業するアシスタント職も出ていました。今では、内勤チームの誰がやっても準備ができる仕組みができたので、誰か一人に仕事量が偏ってしまうということもなくなりましたね。

  
久米

私が入職したころには、すでに全員が18時退社が当たり前の状況だったので、とてもありがたい状況ですね。
あと、今では当たり前になっていますが、クラウド型の電子カルテの導入や、ドライバー採用、FAX送付のルール整備も、全体の負荷を減らすことにつながっていると思います。全ての職種が、同時間帯に並行して作業ができるようになったり、移動時間を有効活用できたり、ルール整備を行ったことで、考えなくていい仕事を、わざわざ考えてやらなくても良い状態になったことは大きいですよね。

堀田

たしかに。いろいろ試行錯誤しながら実践しましたね。これらのカイゼンが実践できているのも、KAIZEN会議を行っているからですかね。定期的に、外勤チームと内勤チームの代表者で定期的に話し合いを15分〜30分程度行っているのですが、この会議のおかげで、問題を先送りせずに、みんなで考えながら解決していく習慣ができていると思います。

水藤

他にも、働きやすさという点では、院長はイベントをすごく大切にされる方で、クリスマスやハロウィンの時期になると玄関の装飾も、その例だと思います。とても明るい雰囲気になって良いですよね。

みどり君

たしかにすごい装飾ですよね!
どうして姜院長はそんなにイベントを大切にされているんだろう??

堀田

それは昔院長から聞いたことがあります。院長の配慮なんです。
訪問先から帰ってきた仲間が少しでも元気な気持ちになれば…見学に来た人が楽しい気分になれば…という思いが込められているようです。医療の現場では毎回ハッピーなことばかりではないので。クリニックにいる時は、明るい雰囲気を感じてもらえるように、あえてこだわっていると聞きました。

久米

深いですね。季節の装飾変更=楽しい業務の一つと考えていました。これからは、医師や看護師が帰ってきた時に明るい気持ちになってもらえるようには?というのを考えて装飾をしたいと思います。

最後に、在宅医療への転職を検討しているドクターへメッセージをお願いします。

堀田

当院は、人に依存しない仕事環境をつくれていることで、全体が働きやすくなっていると思います。H先生のインタビューでも子育てと仕事の両立に触れていますが、これからも、医師も含めて、メンバーが働きやすい環境を総務部一丸となって整えていきたいと思います。在宅医療が未経験の方であっても、働きやすい環境をご提供できると思いますので、ぜひ、この世界に飛び込んできていただけたら幸いです。
全力で、みなさんをサポートしていきます。


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